Arquivo 2.0: A gestão da informação na era digital


Virtualizar os registros e fluxos de informação aumenta a produtividade. Digitalizar os arquivos em papel é somente uma das partes do processo.


556545_467164309991250_1992014481_n-1-1Por Fernanda Beirão e Márcio Amorim

Quando se pensa em um arquivista logo vem à cabeça a imagem de um trabalhador em algum subsolo rodeado de papeis amarelados. Essa ideia, no entanto, está equivocada. O arquivista é um profissional que organiza, reúne, preserva, controla e fornece o acesso à informação. Os arquivos não se limitam aos registros em texto; podem ganhar vários formatos, como  fotografias, gravações de vídeo, áudio ou e-mails.

Se engana também quem pensa que somente no funcionalismo público há espaço para esse profissional. A informação é fundamental para o processo de negócios empresariais. Antigamente ligada ao patrimônio e à memória, a arquivologia agora é percebida como gerenciamento de informação. Como consequência houve modernização da profissão de arquivista e organizações perceberam o retorno financeiro do serviço, passando a considerar o arquivamento um serviço com alto valor de mercado.

O arquivista Sérgio Coletto percebeu logo no início da sua graduação em arquivologia na Universidade de Brasília, que seu lugar seria na iniciativa privada. Ele notou que, com as novas tecnologias, logo o mercado iria precisar de mão de obra qualificada. Assim que se formou, Sérgio e mais três amigos, todos arquivistas, resolveram abrir a DOX, uma empresa de gestão da informação voltada para ambientes digitais. “Estamos no início da era digital, tudo que fazemos agora terá impacto nos registros que serão acessados num futuro. Usando técnicas de preservação digital podemos preservar informações sobre o mundo de hoje”, explicou.

Além de registrar o histórico da organização, um sistema de gerenciamento da informação computadorizado e bem organizado economiza recursos, pois o tempo gasto com a procura de informações é reduzido. Também caem os custos com a compra de papel, toners e cartuchos de tinta. Além disso, a legislação obriga manter registro de diversos atos. “O arquivamento digital diminui o risco de perda documentos e preserva o cliente de futuros processos judiciais”, explica Sérgio. Não é de se estranhar a demanda crescente. O sócio da DOX conta que após um ano de funcionamento já atendeu mais de 10 empresas. “Só não pegamos mais projetos porque falta mão de obra. Os arquivistas em Brasília, de forma geral, ainda preferem estudar para concurso que tentar a iniciativa privada”, afirma.

Segundo a pesquisadora e professora do programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da UnB, Dra Cynthia Rongaglio se a tecnologia digital influi em todos os aspectos da vida na nossa sociedade, é evidente que os arquivos e os arquivistas tem que saber lidar diretamente com esse universo.  Para Cynthia, a ideia de que com o uso crescente dos computadores chegará o tempo do escritório sem papel, não ocorrerá tão cedo. “O importante é a conscientização pelas empresas da racionalidade necessária na produção, tramitação, guarda e acesso a documentos convencionais ou digitais, de modo que a organização dos arquivos seja sustentável do ponto de vista econômico, legal e social”, explica.

Etapas da gestão da informação

Revolução Digital

Cada vez mais empresas brasileiras estão investindo no uso de tecnologias para digitalização de documentos, seja com infraestrutura própria, ou por meio de terceirização do serviço. O procedimento consiste na conversão de documentos em papel, foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital por meio de scanner. Após digitalizados, os documentos são armazenados em meio magnético, digital ou óptico e gerenciados eletronicamente em um processo conhecido como ECM (Enterprise Content Management). Essa tecnologia pode tornar mais eficiente a gestão de documentos de grandes corporações e também de  empresas em fase de crescimento. O custo é acessível quando se leva em conta os resultados a longo prazo. Pesquisas demonstram que as organizações gastam em média cerca de 30% do tempo de seus funcionários guardando e recuperando documentos.

De acordo com uma pesquisa feita pelo extinto CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação) em 2008, 55,4% das empresas têm algum sistema de gestão da informação em uso ou de alguma forma preocupam-se  em ter.  A pesquisa indica ainda que são potenciais interessados em sistemas de arquivamento digital, grandes empresas, bancos, seguradoras, instituições de ensino, sindicatos, empresas de telecomunicações, bibliotecas, instituições públicas em geral, cartórios, hospitais, laboratórios e clínicas, fundações, entre outros.

Um bom exemplo de como a gestão da informação digital pode revolucionar a forma como lidamos com as informações é a Lei de Acesso à Informação, em vigor desde 2012. Com ela á o serviço público  passará a ter uma gestão de documentos cada vez mais eficiente.  A lei obriga a administração pública a prestar informações sobre suas atividades a qualquer cidadão interessado. Segundo o texto, o Poder Executivo Federal os órgãos e entidades têm de “assegurar o direito de acesso à informação, proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão”. Para que esses dados possam ser acessados de forma rápida – o prazo máximo previsto no decreto é de 40 dias – e em linguagem simplificada, é necessário que haja um sistema de gestão da informação digital consolidado em todos os órgãos.

Com essas mudanças, a internet, juntamente com a arquivologia, redefine os horizontes de acesso à informação, ampliando as possibilidades de conhecimento, e consequentemente, o exercício da cidadania. É o mundo sendo mudado através dos arquivos digitais.


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